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I piani operativi
Una volta definiti gli obiettivi e le strategie per raggiungerli, è necessario verificare la fattibilità economica dell'impresa. Per farlo, si ricorre ai piani operativi.
La pianificazione operativa consente di definire concretamente l'agire dell'impresa e di quantificare le risorse necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati. I piani operativi contengono, dunque, i dati fondamentali per la successiva pianificazione economica-finanziaria.
Essi indicano a quanto ammontano le risorse necessarie all'avvio dell'impresa e all'attuazione delle sue strategie, ponendo il problema del reperimento dei fondi necessari.
Ciò significa che, se le previsioni economiche basate sui piani operativi dimostrano l'insufficienza delle risorse realmente disponibili, la pianificazione operativa andrà necessariamente rivista, in modo da studiare modalità di attuazione delle strategie più rispondenti alle effettive possibilità economiche dell'impresa.
Strumento di programmazione economica è il budget o bilancio preventivo, che traduce le scelte strategiche in termini di costi e ricavi. Al budget economico si collega il budget finanziario, che determina in anticipo il saldo dell'impresa, e il budget di cassa, che governa il flusso monetario in entrata e uscita.
Grazie alla sua capacità di prevedere l'attività dell'impresa sulla base delle risorse disponibili, il budget consente utili valutazioni ed eventuali modifiche. Inoltre, permette di controllare la gestione e l'effettivo raggiungimento degli obiettivi previsti.
- Il piano commerciale
- Il piano di comunicazione
- Il piano tecnico
- Il piano degli investimenti
- Il piano organizzativo
- Il piano dei finanziamenti
Il piano commerciale
Il piano commerciale va elaborato per primo perchè, quantificando le spese necessarie alla gestione dell'impresa, ne orienta l'attività. In particolare, il piano commerciale definisce la politica dei prezzi del prodotto/servizio tenendo conto dei costi legati al marketing, alla comunicazione e alla vendita.
Decidere la politica dei prezzi significa:
- stabilire il prezzo di vendita in base ai destinatari (target), alle modalità di erogazione, alla quantità acquistata (ad esempio, proponendo condizioni di favore a chi fa acquisti consistenti), alle modalità di pagamento (ad esempio, proponendo condizioni di favore a chi paga in contanti)
- prevedere quanto credito concedere ai clienti, ovvero quali pagamenti dilazionati accordare e rispetto a quali target
Inoltre, per stendere un piano commerciale bisogna tenere presente che:
- per prevedere i ricavi bisogna considerare le abitudini di acquisto della clientela cui ci si rivolge, le stime del potenziale di mercato, il prezzo di vendita
- la previsione dei ricavi deve tenere conto sia del fatturato complessivo realizzabile per ciascun servizio, sia degli investimenti richiesti all'impresa per raggiungere e mantenere un determinato livello di fatturato
- vanno considerate anche eventuali fonti di ricavo che non derivano dalla vendita dei prodotti/servizi, ma che contribuiscono ugualmente al sostegno dell'impresa
- ai ricavi vanno sottratti i costi commerciali derivanti dalla comunicazione promozionale, dalle modalità di erogazione (ad esempio, il trasporto del prodotto/servizio a domicilio), da eventuali sconti studiati per attirare clientela, dalla possibilità che qualche cliente non paghi
Il piano di comunicazione
Della comunicazione si è parlato nell'ambito delle strategie. Per rendere concrete le indicazioni già offerte, bisognerà ricordare che un piano di comunicazione definisce:
- i destinatari: target differenti (tenendo conto anche del profilo sociale, culturale, demografico dei destinatari) richiedono approcci comunicativi diversi
- i messaggi, da calibrare in base ai target di riferimento
- i mezzi di comunicazione (media), da scegliere in base ai costi previsti, alla fascia di utenti che si vuole raggiungere, alla loro collocazione geografica
- la programmazione dell'attività comunicativa (presenza nelle fiere, manifestazioni, eventi di vario genere)
- il budget necessario a supportare l'attività comunicativa
Un'indicazione utile riguarda lo stile del messaggio, che sarà, preferibilmente, semplice e breve.
In questo modo la comunicazione risulta più efficace, perchè più accessibile e più facile da memorizzare.
Il piano tecnico
Il piano tecnico rappresenta il piano di produzione dell'impresa e indica risorse, modalità e tempi necessari di erogazione del servizio o di vendita del prodotto.
L'elaborazione del piano è quindi condizionata dagli obiettivi di fatturato previsti e dalle decisioni assunte nel piano commerciale.
Il piano dovrà individuare le fasi critiche della vita dell'impresa, ovvero quelle operazioni che potrebbero avere un impatto negativo su di essa, così da minimizzare il rischio connesso all'attività produttiva.
Di conseguenza, il piano operativo deve prevedere determinati costi:
- costo della manodopera diretta
- costo delle materie prime o dei semilavorati di base del prodotto
- costo dei servizi connessi (ad esempio, noleggio di attrezzature)
Il piano tecnico è condizionato dagli investimenti. L'acquisto di macchinari sofisticati, ad esempio, può ridurre il fabbisogno di personale e, quindi, abbassare i costi di produzione.
Il piano degli investimenti
Il piano degli investimenti si riferisce a:
- investimenti tecnici, necessari allo svolgimento dell'attività produttiva
- investimenti generali, cioè le attrezzature non specifiche che comunque servono all'impresa
- i tempi di pagamento, considerate le dilazioni concesse dai fornitori
Il piano degli investimenti si traduce, dunque, nel decidere dove si svolgerà l'attività dell'impresa, con quali strumenti e tecnologie, con quali risorse (riferito a materie prime e personale), con quali tempi e costi.
In sintesi il piano degli investimenti specifica:
- cosa l'impresa produrrà internamente e cosa acquisterà all'esterno
- quale processo produttivo utilizzerà
- quali tecnologie impiegherà
- il dimensionamento degli impianti
Alcuni consigli possono essere utili. Innanzitutto è importante capire quali attrezzature sono effettivamente adatte all'impresa. Non è detto che macchinari tecnologicamente avanzati siano i più opportuni per l'impresa: talvolta, impianti meno moderni possono fornire ottime prestazioni. Un buon consiglio è anche di valutare l'opportunità di acquistare impianti usati, se in buone condizioni.
Molta cura va posta nella scelta dei fornitori. Il contatto con loro può aiutare a capire meglio le caratteristiche tecniche dei macchinari e quali sono le marche più convenienti e affidabili. Inoltre, bisogna fare attenzione a non farsi ingannare dai prezzi: talvolta è meglio poter disporre di condizioni di pagamento convenienti piuttosto che di un prezzo ribassato.
Il piano organizzativo
Il piano organizzativo definisce l'identità giuridica dell'impresa, la sua organizzazione interna e la copertura dei costi indipendenti dall'erogazione del servizio/prodotto.
L'identità giuridica dell'impresa: si può scegliere di lavorare per conto proprio o di costituire una società. La differenza non sta nel numero di persone impiegate nell'impresa (un imprenditore, anche se solo, è affiancato da collaboratori), ma nel numero di coloro che dividono il rischio d'impresa. Nel primo caso il rischio è addossato interamente sulle spalle dell'imprenditore, nel secondo viene diviso tra i soci. Esistono diverse forme di società: società di persone, in cui i soci sono più importanti del capitale dell'impresa, e società di capitali, in cui il capitale personale dei soci è distinto da quello dell'impresa. Se una società di persone si dimostra insolvente i creditori potranno rivalersi sul capitale personale dei soci, mentre, nel caso di una società di capitali, attingeranno al capitale dell'impresa.
L'organizzazione interna definisce come è strutturata l'attività all'interno dell'impresa e assegna mansioni e responsabilità. Lo scopo è garantire una buona organizzazione del lavoro e fare in modo che a ciascun ruolo sia effettivamente preposta la persona più adatta. In particolare si deve:
- definire il piano delle risorse umane, stabilendo quante persone lavoreranno nell'impresa, l'inquadramento contrattuale e il trattamento economico che si pensa di riservare loro
- definire incarichi e mansioni precise, così che ognuno sappia cosa fare
- ridurre i vincoli gerarchici, per snellire l'organizzazione e renderla più agile nelle risposte
- assegnare i ruoli in base alle competenze del personale, sia per valorizzare le capacità di ciascuno, sia per rafforzarne la motivazione
- prevedere momenti di incontro collettivo per fare il punto della situazione e raccogliere impressioni e critiche costruttive
La stima dei costi amministrativi: ovvero, i costi che servono al concreto funzionamento dell'impresa, anche se non direttamente collegati all'erogazione dei prodotti/servizi. Sono costi amministrativi, o generali, le spese postali, le assicurazioni, le spese collegate alle prestazioni professionali di avvocati o commercalisti, l'affitto dei locali in cui ha sede l'impresa, e così via.
Anche i costi generali vanno coperti con i ricavi dell'impresa e, dunque, non vanno sottovalutati.
Il piano dei finanziamenti
Il piano dei finanziamenti indica con quali risorse l'impresa avvia la sua attività, considerando che, soprattutto all'inizio, i ricavi non sono sufficienti a coprire i costi.
La prima fonte di finanziamento è il capitale proprio dell'imprenditore o dei soci, ma il consiglio è di non impoverire eccessivamente le casse e di ricorrere, perciò, ai prestiti.
Al prestito bancario si accede attraverso un mutuo e va restituito secondo il tasso di interesse concordato. Tuttavia, non è sempre facile farsi accordare un prestito, dal momento che le banche chiedono, come garanzia, di potersi rivalere sui beni in possesso dell'imprenditore, in caso si dimostrasse insolvente.
Finanziamenti vengono messi a disposizione delle aziende anche dalle istituzioni (Stato, Regione, Provincia). Per accedervi bisogna rispondere ai requisiti richiesti dalla normativa e presentare un piano di impresa che illustri come si intende portare avanti l'attività.
Le agevolazioni pubbliche possono essere contributi in conto interesse, cioè prestiti che devono essere restituiti con un tasso, in genere, più basso di quello richiesto dalle banche, o contributi a fondo perduto, che l'impresa non deve restituire.
I contributi a fondo perduto possono essere destinati all'acquisto di impianti (contributi in conto impianti), alla gestione dell'attività dell'impresa per uno o più anni (contributi in conto gestione), oppure sono privi di collegamento con beni specifici (contributi in conto capitale).
La regola da seguire, comunque, è che il piano dei finanziamenti preveda un equilibrato contributo da parte di tutte le risorse reperibili.
